Le processus de gestion des réunions d’un conseil d’administration – Deuxième partie
Jacques Grisé | jacquesgrisegouvernance.comPlusieurs personnes me demandent de l’information sur le processus de gestion des réunions d’un conseil d’administration.
Souvent, les personnes intéressées souhaitent obtenir des documents pragmatiques et concrets.
Afin d’explorer plus à fond cette problématique, j’ai effectué une recherche documentaire assez exhaustive sur les bonnes pratiques eu égard aux réunions de conseils d’administration.
Cette recherche m’a amené à considérer quatre étapes incontournables dans la mise en place d’un processus efficace de gouvernance :
- la préparation de l’information et de la documentation pertinente ;
- la conduite de la réunion du conseil ;
- l’évaluation de la réunion ;
- les suivis apportés à la réunion.
Chacune de ces activités représente un niveau d’importance égal à mes yeux.
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Le texte de l’IGOPP, Performance et dynamique des conseils d’administration, est assez explicite sur le sujet de l’évaluation. On indique que celle-ci comporte plusieurs volets :
Une évaluation, sous forme de questionnaire, du fonctionnement du conseil et de ses comités ; cette démarche est quasi-universelle ;
Une évaluation nominative des membres du conseil par les pairs ; cette forme d’évaluation gagne en fréquence, mais ne fait pas l’unanimité chez nos participants ; elle est même carrément rejetée par plusieurs parce que, selon eux, elle est susceptible de semer la zizanie au conseil ;
Une auto-évaluation par les membres du conseil, laquelle est communiquée au président du conseil (PCA) et sert de base de discussion individuelle avec le PCA ;
Une évaluation d’ensemble (anonyme et non nominative) des membres du conseil suivi d’une rencontre individuelle avec le ou la président(e) du conseil ; cette démarche reçoit plus d’appui ;
De l’avis de nos informateurs, quelle que soit la démarche adoptée, la rencontre du PCA avec chaque membre individuellement est une démarche incontournable pour relever la qualité du conseil ; le PCA doit être franc et ferme durant cette rencontre à propos de la contribution et de la préparation de chacun ainsi qu’à propos des aspects à améliorer, s’il y a lieu ; c’est le moment privilégié pour susciter des départs et ainsi renouveler et renforcer le conseil ;
- Mots clés:
- Chef de la direction
- Président du conseil